Luego de haber cubierto y reseñado los “tres grandes” del nuevo Office 2013, es hora de realizar un repaso por los componentes restantes de la suite ofimática más famosa del mundo. La razón por la que hemos reunido a todos estos programas en un solo artículo responde a la necesidad de centrarnos en las novedosas funciones de cada uno de ellos antes que en aquellas que comparten todos los programas del paquete.
En otras palabras, en los programas que detallaremos a continuación encontrarás algunas de las características generales que ya hemos visto al reseñar Word 2013, Excel 2013 y PowerPoint 2013: la interfaz Metro, la presencia de aplicaciones Office, la integración con herramientas de la nube y la fuerte presencia de nuestra identidad en línea también estarán aquí. Es por ello que solo las nombraremos y nos dedicaremos exclusivamente a las herramientas específicas de cada uno.
Outlook 2013: los clientes de correo aun pueden despertar interés
Si bien toda esta concepción de la nube y de las herramientas online busca modificar radicalmente el panorama del software (al punto tal que en un futuro no tendríamos necesidad de instalar ninguna aplicación de forma local), lo cierto es que hasta ahora solo un tipo de programas ha sufrido tales cambios: los clientes de correo.
Con la popularización de los servicios de correo en línea, la noción de tener un programa instalado para la gestión de tales mensajes se ha vuelto cada vez más marginal. Es por ello que los desarrolladores de este tipo de programas la tienen bastante difícil a la hora de atraer nuevos usuarios al tiempo que mantienen los existentes. Sin embargo, Microsoft ha hecho una apuesta fuerte por su producto en este campo y la verdad es que hace un tiempo que no se veía un cliente tan atractivo.
Sucede que Outlook 2013 sigue el mismo camino (atinado, por cierto) que el resto de las aplicaciones de la suite: el que no incluye nuevas funciones deslumbrantes sino pequeños cambios y ajustes a las herramientas ya existentes. Realmente se siente como la estrategia más inteligente, dado que todos los instrumentos que uno puede buscar en un cliente de correo ya han sido incluidos en versiones anteriores de Outlook. El desarrollo busca, entonces, “la perfección” (entendida como funcionalidad y sencillez para el usuario).
En tal sentido, y sumados a los consabidos cambios estéticos, existe una sensación de facilidad de uso que brota de todos los rincones del programa. Por ejemplo, ni bien lo abras, te toparás con un asistente para añadir cuentas que solo te exigirá unos mínimos datos y que realizará la sincronización de forma automática en unos pocos segundos. Así, estarás listo para comenzar a utilizar Outlook 2013 sin ningún esfuerzo.
Como dijimos, los cambios pueden ser menores, pero están y se harán notar en el trabajo diario. Por ejemplo, ahora contarás con un filtro de ubicación en el motor de búsqueda, que hará que puedas hallar mensajes en un buzón en particular, en carpetas, subcarpetas o en todo Outlook. Asimismo, la inclusión de un botón para acceder a los correos no leídos puede parecer como una inclusión pequeña, pero en definitiva es realmente necesaria y cómoda.
Además, Outlook 2013 ahora te permitirá responder a correos electrónicos sin tener que utilizar una ventana emergente. Solo tendrás que hacer clic en algunos de los botones de Responder, Responder a todos o Reenviar para contestar el mensaje desde la misma ventana de previsualización.
Esta característica recuerda mucho a Gmail y sus conversaciones, más aun cuando veas que los mensajes que hayas escrito pero que no hayas enviado se guardarán automáticamente como borradores. Y como muestra final de la inspiración en el servicio de Google, ahora Outlook te recordará que añadas ficheros a tu correo en caso que hayas hablado de un adjunto en el cuerpo del mensaje.
Asimismo, ahora podrás conectar tus cuentas de Facebook y LinkedIn con Outlook 2013, para que puedas recibir todas las notificaciones de tales redes sociales en la comodidad de esta plataforma. Si bien esta no es una función nueva dentro del programa, lo cierto es que ahora está mucho más integrada y no necesitará de ningún complemento externo para funcionar como corresponde.
Las demás modificaciones que pueden encontrarse en Outlook 2013 tienen que ver con la integración de un reporte del clima en la vista de Calendario, la unificación de los datos de contactos iguales provenientes desde diferentes servicios (lo que ayuda a organizar mejor toda la información) y la extensión del soporte para otro tipo de buzones (específicamente para ActiveSync).
Como podrás ver, las novedades no son rutilantes, pero combinadas con los cambios a nivel apariencia y un rendimiento mucho más veloz, lo cierto es que las personas que utilicen Outlook se darán cuenta que esta versión es un nuevo comienzo para el programa.
Publisher 2013: el pequeño olvidado
Aun cuando el mundo del diseño de publicaciones esté copado por otras aplicaciones (especialmente Adobe InDesign y Quark Xpress), lo cierto es que esperaba mucho más en términos de novedades para Publisher 2013. Es que en realidad, lo único realmente novedoso en este programa viene de la mano de la integración con la nube.
Es que Publisher 2013 se beneficiará del módulo de inserción de imágenes desde Internet, lo que hará que puedas enriquecer tus proyectos con fotografías desde Bing, Flickr o desde tu Skydrive así como con muchos elementos desde la propia página de Office. Es extraño, sin embargo, que no exista una inserción de videos desde la Web (similar a la que podemos encontrar en Word 2013 y PowerPoint 2013), aun cuando estemos diseñando para ese medio.
Por lo demás, las modificaciones más notorias fueron incluidas en el campo de la exportación de las publicaciones. Es que ahora será posible exportar cada una de las páginas de un proyecto como contenidos JPEG o TIFF, una opción ideal para retocar lo que sea necesario a través de un software de edición de imágenes.
En el mismo sentido, también será posible exportar todo lo trabajado a HTML, PDF en diferente calidades (y sin necesidad de complementos externos ni de impresoras virtuales) y formatos PUB más antiguos que aseguren la compatibilidad con otros sistemas.
En definitiva, es llamativa la falta de atención de Microsoft para con Publisher 2013, que solo recibe el lavado de cara y las mismas funciones que el resto de las aplicaciones y poco más. Pareciera como si fuera un gesto de resignación por parte de los de Redmond, como si estuvieran aceptando que el programa nunca será el preferido de la mayoría. Sin embargo, tal cual aparece en la actualidad, este programa aun persiste como una buena alternativa para que los principiantes diseñen sus propias publicaciones (algo que se acreciente con las renovadas plantillas).
OneNote 2013: la gema oculta de la suite
A pesar de estar a punto de cumplir la década de existencia, OneNote continúa como un misterio para la mayoría de los usuarios de Office. Algunos no saben que está incluida en el paquete, otros la abrieron por curiosidad alguna vez para luego desecharla y solo unos pocos hacen uso de todo el potencial de esta aplicación. Esto es realmente una pena, porque es una herramienta realmente útil que puede servir de forma significativa en la recolección de datos y notas, algo que se profundiza en OneNote 2013.
Sucede que en esta plataforma es posible almacenar todo tipo de datos, textos, imágenes, enlaces, capturas y todo lo que se te ocurra, en un formato muy similar a la de un anotador de papel. Incluso es posible enlazar documentos, calendarios de Outlook y hasta notas manuscritas, las cuales son rápidamente digitalizadas a través del procesamiento OCR incorporado. Lo mejor de todo es que estos fragmentos de información pueden ser sincronizados entre sí de varias maneras, lo que hace que todo se organice más orgánicamente.
Pues bien, como si todo lo anterior no fuera suficiente, OneNote 2013 te permitirá insertar mucho más. En tal sentido, podrás embeber planillas de Excel o ficheros de Visio y trabajar con ellos sin tener que abandonar la plataforma de OneNote. Obviamente, las opciones no serán tan minuciosas como con los programas propiamente dichos, pero la verdad que las posibilidades se le acercan bastante.
Asimismo, la inclusión de una nueva vista a pantalla completa que se deshace de prácticamente toda la interfaz es realmente bienvenida, dado que ahora podrás trabajar sin distracciones ni barras innecesarias restándote espacio. Además, tal minimalismo no implica la falta de herramientas, ya que podrás acceder a las mismas a través de pequeños botones y menús contextuales.
Finalmente, la disponibilidad de tres de las herramientas principales de OneNote (Recorte de pantalla, Enviar a OneNote y Nueva nota rápida) a través de una ventana emergente deja una sensación agridulce. Por un lado, es bueno ver que Microsoft ponga tanto énfasis en ayudar a las personas que no conocen el programa (algo enormemente acentuado por la presencia de sugerencias apenas se abre) pero, por otro lado, las personas acostumbradas a utilizar esta plataforma se sentirán un poco invadidos por la presencia de esta ventanita.
No obstante, la compañía sigue apostando por una aplicación que verdaderamente es útil y que solo tuvo la mala fortuna de no ser descubierta de forma masiva. Desde este blog festejamos tal decisión y aplaudimos los cambios de OneNote 2013.
Access 2013: la “webificación” de las bases de datos
Lo que ya se insinuaba en la versión anterior del programa se ha convertido en una realidad en Access 2013: el foco de la aplicación se ha desplazado a la Web. Es que ahora esta aplicación permitirá trabajar con bases de datos en la nube, que serán alojadas a través del servicio de suscripción de Office 365.
De este modo, las bases de datos serán almacenadas en SQL Server (Azure) a pesar que la ejecución y gestión se haga a través de un entorno SharePoint. Ello permitirá que los usuarios más experimentados se conecten directamente con la base de datos y utilicen herramientas como Excel y Crystal Reports para la generación de reportes y su posterior análisis.
Asimismo, la adaptación a Metro es muy fuerte dentro de la interfaz de Access 2013, una aplicación que históricamente ha sido más “dura” en este sentido. Esta modificación impacta radicalmente en la creación de apps, especialmente en aquellas preparadas para Web, que heredarán esta apariencia.
Por último, la presencia de una biblioteca con plantillas de tabla te ayudará a hallar datos sobre diferentes objetos, las cuales ya vendrán con sus propios campos, vistas, relaciones y reglas. De este modo, tus aplicaciones y todo tu proceso de trabajo se verá beneficiado por la presencia de estos componentes predefinidos, algo que seguramente acelerará tu trabajo.
Conclusiones
Como habrás podido apreciar, la atención que Microsoft le ha puesto a cada una de las aplicaciones detalladas aquí es muy variable. Es que mientras Outlook 2013 recibió muchos interesantes cambios, Publisher 2013 apenas vio alguno, lo que denota la importancia de cada uno de estos componentes dentro de la estrategia global de la compañía.
No obstante, en todos queda claro que la nube es la meta, y hacia allí van muchas de las mejoras y funcionalidades incluidas no solo en estos, sino en los demás programas del paquete. Se ve que tendremos que acostumbrarnos a la noción y a la manera de trabajar en tal sentido que, si bien reviste algunas ventajas, también acarrea ciertos dilemas que deben servir a una discusión profunda que aun no ha tenido el espacio que merece.
Por lo pronto, aquí tenemos al resto de la suite ofimática de Office 2013, un paquete que, como siempre, se presenta como una descarga ineludible para todos los usuarios. Por ello, nuestra recomendación es que la pruebes y le eches un vistazo a cada uno de los componentes, una actividad que te permitirá descubrir muchas nuevas herramientas que cambiarán la manera en la que trabajas cotidianamente.
